Das Dokumentenmanagement in der heutigen Zeit ist weit ab von dem, was man noch vor 20 Jahren darunter verstanden hat. Heute ist der direkte Zugriff auf alle zu einem Vorgang gehörigen Dokumente wichtig. Zeit- und Nerven sparendes Auffinden von Dokumenten, ohne meterlange Aktenregale durchsuchen zu müssen ist ein Schlüsselkriterium für die Auswahl von Dokumentenmanagementlösungen. Jeder Entscheider, der in der heutigen Zeit vor der Aufgabe steht, ein solches System auszusuchen, wird zunächst einmal nach einer High-End Lösung für Dokumentenmanagement suchen. Neben der Zeitersparnis – das zeitraubende Durchblättern von Akten und, vor allem, das Suchen und Finden, oder Nichtfinden, der Akten entfällt, ist die Bedienerfreundlichkeit und die Unkompliziertheit der Archivierung je ein Auswahlkriterium der benötigten Softwarelösung.
So soll in der Regel von jedem Arbeitsplatz aus auf die benötigten Daten Zugegriffen werden können. Unkompliziert, zum Beispiel über die Eingabe eines Schlagwortes, soll der gewünschte Vorgang auf dem Bildschirm präsent sein. Effektivität und Wettbewerbsfähigkeit sind die treibenden Kräfte hinter diesen Anforderungen. Die moderne Bürolandschaft, insbesondere die der Kommunikationseinrichtungen, bietet hierfür beste Vorraussetzungen. An nahezu jedem Arbeitsplatz ist ein PC vorhanden. Viele Dokumente werden heutzutage elektronisch erzeugt und verschickt. Ein Ausdrucken und Archivieren in Papierform entfällt also. Eine direkte Zuordnung zum Vorgang im elektronischen Archiv ist problemlos möglich. Vorraussetzung für das Funktionieren der Systeme ist üblicherweise eine durchdachte Struktur der Schlagworte. Anhand der Schlagworte finden die Dokumentenmanagementsystem schnell und eindeutig die gewünschten Dokumente. Ein weiteres Instrument, das benötigt wird, ist ein Scanner. Alternativ kann die Erfassung der –immer noch in Einzelfällen notwendigen- Papierdokumente über ein externes Unternehmen erfolgen. Ein Scannen der Dokumente, die nicht in elektronischer Form vorliegen, ist jedoch notwendig.
geschrieben von monty554 am 25.11.2010 - 16:40:51 - letzte Bearbeitung am 25.11.2010 - 16:40:51
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